Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Olympus ‘70 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel de gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren;
• Het bestuur van Olympus ‘70 is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je vragen of opmerkingen hebt, kun je per e-mail (avg@olympus70.nl) contact met ons opnemen.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Olympus ‘70 verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het lidmaatschap en het afhandelen van je betaling
• Verzenden van onze digitale nieuwsbrief en mededelingen aan onze leden en andere belangstellenden;
• Toegang te verlenen tot de Atletiek ClubApp;
• Deelname aan clubactiviteiten zoals trainingen, clinics en wedstrijden;
• Het bijwerken van onze clubrecords;
• Het publiceren van berichten en reacties op (subdomeinen van) de website olympus70.nl;
• Het verwerken van webformulieren;
• Onderhouden van contact met relaties en sponsoren;
• Overeenkomsten met trainers, vrijwilligers en medewerkers.

De persoonsgevens die wij vragen zijn steeds afgestemd op het doel waarvoor ze gebruikt worden.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Verwerkingsregister

Olympus ‘70 heeft een register met verwerkingsactiviteiten van persoonsgevens dat wordt beheerd door de secretaris en die is daarvoor het aanspreekpunt.

Vertrouwenscontactpersonen

De vertrouwensconctactpersonen zijn gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Dit geldt ook voor iedereen die bij een onderzoek betrokken is.

Verstrekking aan derden

Op de onderstaande uitzonderingen na worden je gegevens nooit verstrekt aan derden zonder dat we je daar vooraf toestemming voor hebben gevraagd . Naast deze toestemming zal in voorkomende situaties ook een verwerkersovereenkomst afgesloten worden. waarin betrokken partij verklaart dat de gegevens nooit aan derden zullen worden verstrekt

De uitzonderingen betreffen:

• De verstrekking van persoonsgegevens die voortvloeit uit een wettelijke verplichting;
• Een lid van Olympus ‘70 is verplicht lid van de Atletiekunie. Daarvoor worden je gegevens gedeeld met de Atletiekunie;
• Voor het inschrijven voor wedstrijden e.d. wordt o.a. gebruik gemaakt van atletiek.nu en inschrijven.nl;
• Voor de publicatie van uitslagen van wedstrijden wordt gebruik gemaakt van o.a. atletiek.nu. Uitslagen moeten gedeeld worden met de Atletiekunie. Zij schrijft voor welke gegevens dat moeten zijn. Deze worden o.a. verwerkt in statistieken en ranglijsten.
• Je gegevens zijn bekend bij AllUnited, het bedrijf dat de database, waarin alle persoonsgegevens zijn ondergebracht.
• Met de hiervoor genoemde ondernemingen/organisaties is een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin betrokken partij verklaart dat de gegevens nooit aan derden zullen worden verstrekt anders dan met de Atletiekunie.

Wij verstrekken in geen geval persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Olympus ‘70 is terughoudend met autorisaties en toegang tot persoonsgegevens. Alleen degenen die in de dagelijkse uitvoering van werkzaamheden voor Olympus ‘70 deze gegevens nodig hebben en een geheimhoudingsverklaring ondertekend hebben, krijgen toegang. Autorisaties en toegang zijn schriftelijk vastgelegd.

Website en social media

Op social media (Facebook, Twitter, etc) en (subdomeinen van) de website olympus70.nl worden ter promotie van Olympus ‘70 regelmatig foto’s geplaatst.

Olympus ‘70 is niet verantwoordelijk voor reacties geplaatst door derden op social media. Wel zal Olympus ‘70 haar uiterste best doen om aanstootgevende reacties te verwijderen.

Foto’s en film tijdens training of wedstrijd

Foto’s en andere afbeeldingen of opnamen van personen mogen gepubliceerd worden, behalve indien die opnamen:

• niet in een openbare ruimte (voor publiek toegankelijke ruimte) zijn gemaakt;
• gênant, kwetsend, beschamend, van een intiem karakter zijn;
• stiekem, door context onrechtmatig of met een onrechtmatig doel zijn gemaakt.

Indien je jezelf herkent op de foto/film en hier om bovengenoemde redenen bezwaar tegen hebt, kun je dit kenbaar maken. Je kunt een e-mail sturen naar avg@olympus70.nl met het verzoek om de foto/film te laten verwijderen.

Bewaartermijn

Olympus ‘70 bewaart persoonsgegevens – met uitzondering van de clubrecords en het oud-ledenregister – niet langer dan 7 jaar nadat het lidmaatschap, de relatie of sponsorschap is opgezegd dan wel op grond van de wet vereist wordt. Na het beëindigen van het lidmaatschap hebben uitsluitend de ledenadministratie en het bestuur toegang tot deze persoonsgegevens. Deze mogen uitsluitend geraadpleegd worden om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals voor de Belastingdienst.

In onze clubrecord lijst blijft je naam, categorie en record staan totdat iemand anders dit record breekt.

In het oud-ledenregister worden de naw-gegevens van oud-leden opgenomen.

Van belangstellenden die geabonneerd zijn op de nieuwsbrief worden na het opzeggen persoonsgegevens binnen 4 weken verwijderd.

Beveiliging 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn de volgende maatregelen doorgevoerd:

• Alle personen die namens Olympus ‘70 van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Alle gegevens zijn opgeslagen in een beveiligde omgeving;
• Door de verwerker worden er back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen;
• Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall op computers waarop jouw gegevens worden verwerkt;
• Wij versturen je gegevens via een beveiligde TLS (voorheen SSL) Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk;
• Voor het e-mailverkeer aan meerdere personen wordt zoveel als mogelijk gewerkt met BCC.

Wijziging van het privacy beleid

Olympus ‘70 past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website(s) zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen. Olympus ’70 raadt je dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de websites te informeren.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van je hebben. Tevens kunt je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij, indien gewenst. Hiervoor kun je contact nemen met ons: avg@olympus70.nl. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen via avg@olympus70.nl. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. 

Als je naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op: avg@olympus70.nl.

Versie 1
Naaldwijk, 25 mei 2018